Sistem Manajemen Sekolah (SIM Sekolah) – Panduan Lengkap

1. Apa itu sistem manajemen sekolah?

Sistem manajemen sekolah adalah suatu aplikasi sistem terpadu yang dapat diakses oleh semua anggota sekolah seperti guru, wali kelas, pegawai sekolah, tata usaha, siswa serta orang tua siswa dengan tujuan untuk mempermudah kegiatan operasional, manajemen sekolah dan juga kegiatan belajar mengajar.

2. Mengapa harus menggunakan sistem manajemen sekolah atau sistem informasi akademik?

Sistem informasi sekolah atau SIM Sekolah sangat penting untuk diimpelementasi karena dapat mempermudah kegiatan administrasi sekolah seperti mengelola data ekskul, jurusan, siswa, penerimaan siswa baru. Pengelolaan bantuan operasional sekolah (dana bos) serta berbagai kegiatan operasional lainnya

3. Manfaat dan Tujuan sistem informasi manajemen di sekolah bagi guru dan karyawan :

1. Pihak Sekolah dapat dengan mudah dalam mengelola data-data siswa, guru dan karyawan sekolah karena data tersebut tersentralisasi dan tertata dengan baik

2. Pihak sekolah mudah dalam melakukan tugas manajemen, pengaturan administrasi dan juga kurikulum sekolah

3. Lebih Efisien dalam menerapkan Standar Operasional (SOP) sekolah

4. Memudahkan absensi bagi guru dan karyawan sekolah

5. Memudahkan ketika ada pengumuman yang akan disampaikan pihak sekolah

6. Mempermudah guru dalam melakukan ujian karena dengan SIM sekolah, guru hanya perlu mengupload soal dan jawaban siswa akan dinilai secara otomatis oleh sistem

7. Meningkatkan kredibilitas sekolah

4.Manfaat sistem informasi sekolah untuk siswa dan orang tua siswa diantaranya :

1. Mempermudah wali siswa melihat data presensi / absensi anak mereka.

2. Mempermudah orang tua siswa dan juga siswa untuk memantau nilai mereka

3. Kemudahan mendapatkan informasi yang disampaikan oleh sekolah

4. Membantu siswa untuk belajar secara mandiri

5. Siswa dapat belajar dengan fleksibel dimanapun dan kapanpun.

6. Siswa dapat mengakses buku dan sumber ilmu pengetahuan di perpustakaan buku digital dan juga video pembelajaran.

5. Apa saja fitur-fitur yang terdapat pada sistem informasi manajemen sekolah / Sim sekolah?

Untuk mempermudah kegiatan operasional dan belajar mengajar, tentu Sim sekolah harus memiliki beberapa fitur seperti 

1. Pengelolaan data absensi siswa, guru dan karyawan

2. Pengelolaan data profil siswa, guru dan karyawan seperti PTK, Dapodik, rombel.

3. Ujian sekolah berbasis aplikasi seperti UTBK

4. Video pembelajaran

5. Lab Virtual atau Lab maya

6. Latihan soal

7. Buku Digital dan juga Buku Digital Interaktif

8. Bank Soal

9. Kelas online / kelas virtual

6. sistem manajemen sekolah dalam konsep manajemen abad 21

manajemen sekolah harus berkembang mengikut perkembangan zaman terutama konsep manajemen abad 21 yang memilki beberapa ciri ciri yaitu 

1. Manajemen berkompetisi global

2. Manajemen berbasis teknologi informasi

3. Karyawan merupakan mitra bukan bawahan

4. Manajer harus mengelola perubahan

5. Manajer harus mengubah budaya organisasi 

maka dari itu untuk mengimplementasi  konsep manajemen abad 21, sekolah perlu menerapkan sistem manajemen sekolah agar dapat berkompetisi secara global, berbasis teknologi informasi, mempermudah kordinasi antara karyawan, guru dan sekolah serta mengubah budaya yang tadinya tradisional menjadi lebih terbuka dan modern

7. Kunci sukses implementasi sistem manajemen sekolah online

1. Mempersiapkan perencanaan dengan matang

2. Memilih vendor pengembang sistem manajemen sekolah yang tepat

3. Memiliki roadmap pengembangan dan maintenance sistem yang jelas

4. Melakukan pengetesan / uji coba sim sekolah terlebih dahulu

5. Melatih sumber daya manusia yakni guru, karyawan bahkan siswa agar dapat menggunakan sistem manajemen ini

6. Memilki tingkat keamanan yang mencukupi agar terhindar dari permasalahan cyber security

7. Menjalani maintenance secara berkala

8. Hambatan dan solusi dalam implementasi Sistem Manajemen Sekolah / Sim sekolah

1. Kurangnya fasilitas yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem manajemen sekolah.

Hal ini cukup krusial karena dengan tidak adanya fasilitas seperti komputer, laptop ataupun device lainnya untuk menjalankan operasional dan kegiatan belajar mengajar tentu admin, guru dan siswa tidak dapat mengakses sistem tersebut maka manfaat dari sistem tersebut menjadi tidak efektif, untuk mengatasi hal ini kepala sekolah harus memperhatikan kebutuhan dan mengalokasikan budget untuk membeli fasilitas ini, pastikan semua anggota sekolah memiliki akses ke fasilitas ini walaupun device tersebut merupakan milik pribadi.

2. Kurangnya biaya dalam mengimplementasi Sistem Manajemen Sekolah

Permasalahan umum dalam implementasi sistem informasi sekolah ini tentu adalah biaya, karena kebanyakan sistem terbilang cukup mahal selain itu perlu ada infrastruktur yang memadai di sekolah seperti server dan jaringan, namun permasalahan tersebut dapat diatasi dengan SIM sekolah berbasis Cloud Pijar Sekolah, dengan Pijar Sekolah, sekolah tidak perlu bergantung pada tim IT sekolah serta mengeluarkan biaya pembelian dan pengelolaan infrastruktur server, dengan biaya bulanan yang fleksibel, tentu pijar dapat menjadi solusi implementasi SIM sekolah yang cocok untuk sekolah.

3. Kurangnya keterampilan dan pengetahuan tentang cara mengoperasikan SIM sekolah

Hal ini akan terjadi jika semua anggota sekolah tidak dilibatkan dalam implementasi Sim Sekolah, modul modul pada sim sekolah terbilang cukup banyak dan lengkap maka dari itu perlu adanya pelatihan kepada karyawan, guru dan siswa agar mereka dapat menggunakan SIM Sekolah ini dengan baik,

Selain pelatihan perlu ada karyawan yang menjadi admin penanggung jawab atas segala pertanyaan dan kegiatan pada SIM Sekolah yang memiliki pengetahuan cukup dalam atas sistem ini, sehingga jika ada siswa, guru maupun karyawan yang tidak mengerti ataupun lupa, dapat menanyakan langsung pada admin, tentu hal ini sangat membantu agar kendala dapat terselesaikan dengan cepat dan tidak mengganggu kegiatan operasional ataupun Kegiatan Belajar Mengajar.   

 Petunjuk penggunaan juga perlu dibuat dan ditempatkan pada tempat yang dapat diakses dengan mudah sehingga jika saat admin / support center sedang tidak dapat dihubungi, siswa, guru ataupun karyawan dapat langsung melihat tutorial secara mandiri. 

4. Permasalahan akses Internet saat mengakses Sistem Manajemen Sekolah

Akses Internet merupakan salah satu hambatan dalam implementasi SIM sekolah, hal ini dikarenakan permasalahan biaya dan juga kualitas internet, permasalahan ini sering terjadi pada daerah yang tidak terjangkau banyak operator internet, namun untuk permasalahan harga dan kualitas internet dapat tersolusikan menggunakan paket Kuota Belajar dari Telkomsel, paket Kuota dengan harga yang sangat murah dan jaringan yang dapat mencapai Kawasan 3T (Terdepan, Terluar dan Tertinggal) tentu dapat mengatasi akses internet, selain itu Pijar Sekolah dapat di akses dengan menggunakan paket kuota murah ini.